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Vulnerabilidades da empresa que ficarão evidentes com o esocial

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"O eSocial não criou qualquer nova disposição legal. No entanto, obrigará as empresas a cumprirem rigorosamente a legislação existente, vez que o que anteriormente permanecia guardado nos arquivos, agora será lançado nos computadores do governo. Até o presente, somente 3% das empresas eram fiscalizadas, com o eSocial será possível fiscalizar 100% das empresas em tempo real.

Ao contrário do que se vem divulgando sobre o eSocial, esta nova sistemática não criou, alterou ou suprimiu quaisquer das obrigações previdenciárias, trabalhistas ou tributárias, mas tão somente racionalizará e simplificará o cumprimento das obrigações já existentes.

No entanto, os processos da empresa terão de ser escrupulosamente revistos, sob pena do descumprimento da legislação ser confessado digitalmente aos entes governamentais. Várias práticas terão de ser abandonadas e, doravante todos os procedimentos terão de estar alinhados aos ditames da legislação.

O eSocial não criou qualquer nova disposição legal. No entanto, obrigará as empresas a cumprirem rigorosamente a legislação existente, vez que o que anteriormente permanecia guardado nos arquivos, agora será lançado nos computadores do governo. Até o presente, somente 3% das empresas eram fiscalizadas, com o eSocial será possível fiscalizar 100% das empresas em tempo real.

A seguir falaremos sobre 23 pontos vulneráveis das empresas que consideramos importantes frente à implantação do eSocial.

 

Fechamento da folha de pagamento

O pior e mais grave problema é o fechamento da folha de pagamento. As grandes empresas não conseguem realizar o fechamento da folha entre os dias 1º e 30 (ou 31), adotando o procedimento de 25 a 24 ou ainda de 20 a 19. Com tal procedimento, algumas verbas a exemplo da hora extraordinária eventualmente realizada após o fechamento, será paga somente no mês seguinte, contrariando o §1º do art. 459 da CLT. Desta forma, com a entrada do eSocial, o fechamento deverá ser realizado impreterivelmente entre os dias 1º e 30 (ou 31).

 

Admissão retroativa

Outro problema é realizar a admissão de forma retroativa. Com o advento do eSocial a data de admissão será estipulada automaticamente pelo sistema, não sendo possível sua manipulação. Além do que, até 30 dias antes da data de admissão deverá ser lançado o evento S-2190 - Admissão de Trabalhador - Registro Preliminar e, na data da admissão o evento S-2200 - Admissão de Trabalhador.

 

Férias retroativas

Da mesma forma que o item anterior, também não será mais possível o lançamento de férias retroativas. É necessário lembrar ainda que o pagamento deverá ser realizado 2 dias antes do empregado iniciar o gozo do descanso (art. 145 da CLT), juntamente com o acréscimo de 1/3 do valor do salário.

 

Prazo de pagamento da rescisão

A quarta questão faz menção aos prazos de pagamento das rescisões, que nos termos do § 6º do art. 477 da CLT, deverá ser realizado em até dez dias contados a partir do término do contrato.

Com a entrada em vigor do eSocial, a inobservância do prazo de pagamento da rescisão, independerá da manifestação do trabalhador, pois ficará visível ao governo.

 

Prazo de realização dos exames médicos

Nos termos da Norma Regulamentadora nº 7 (NR 7) do Ministério do Trabalho, os exames médicos possuem os seguintes prazos:

  • Admissional – antes que o trabalhador assuma suas atividades;

  • Periódico – a cada dois anos (18 a 45 anos) ou anualmente nos demais casos;

  • Retorno ao trabalho - primeiro dia da volta ao trabalho se ausente por período igual ou superior a 30 (trinta) dias por motivo de doença ou acidente, de natureza ocupacional ou não, ou parto.

  • Mudança de função – desde que haja exposição a risco diferente do anterior, antes de assumir a nova função;

  • Demissional – até a data de homologação.

 

Interessante notar que nos layouts anteriores do eSocial, os eventos de admissão e demissão estavam vinculados aos devidos exames, atualmente não e, em consequência é possível realizar admissão ou demissão de empregado sem a realização do exame, quando então a empresa estará sujeita à multa.

 

CBO inconsistente com o cargo

O uso de determinados cargos somente pode ser feito se o empregado possuir nível superior, por força de regulamentação da profissão, a exemplo de administrador, engenheiro etc. A empresa pode ser interpelada pelo respectivo conselho de classe, ao fazer uso de CBO incompatível com o cargo.

Adicionalmente, as empresas enviarão tabela com a lista de cargos e respectivos CBOs, quando então ficará visível eventual incompatibilidade entre cargo e CBO.

 

Controle de recolhimentos e retenções

Anteriormente ao eSocial, os erros cometidos nas retenções e os recolhimentos de tais impostos poderiam ficar encobertos até uma eventual fiscalização e, considerando que uma empresa poderia ficar toda sua existência sem fiscalização, jamais tais equívocos ou sonegações seriam descobertas. Com a utilização do eSocial e seus cruzamentos, estas ocultações ficarão bastante evidentes.

 

Cotas de aprendizes e deficientes

O cumprimento das cotas de aprendizes (art. 429 da CLT) e de deficientes (art. 93 da Lei 8.213/91) nem sempre é observado pelas empresas e, sua desobediência somente é evidenciada através de fiscalização. O eSocial, por meio das informações inseridas, fiscalizará à distância as empresas e, automaticamente emitirá as notificações e eventualmente multas.

 

Usar PIS de trabalhador diverso

Uma prática comum é a utilização de um número de PIS qualquer, quando um recém admitido não possui tal registro. O eSocial exige que nome, PIS (ou NIT, ou PASEP, ou NIS), CPF e data de nascimento estejam compatíveis. A qualificação cadastral será uma importante ferramenta para mostrar se há qualquer problema nestes dados.

 

Atribuir CNAE preponderante errado

O CNAE é atribuído à empresa mediante auto enquadramento. Motivada pela tributação do SAT, a empresa acaba realizando enquadramento indevido. O enquadramento no correspondente grau de risco é de responsabilidade da empresa, observada a sua atividade econômica preponderante e será feito mensalmente, cabendo ao Instituto Nacional do Seguro Social rever o auto enquadramento em qualquer tempo (§5º do art. 202 do Decreto 3.048/99). Verificado erro no auto enquadramento, o Instituto Nacional do Seguro Social adotará as medidas necessárias à sua correção, orientando o responsável pela empresa em caso de recolhimento indevido e procedendo à notificação dos valores devidos (§6º do art. 202 do Decreto 3.048/99).

 

Pagamento de ajuda de custo e diárias sem tributação

Não integram a remuneração as ajudas de custo e as diárias para viagem que não excedam a 50% do salário recebido pelo empregado (art. 457, § 2º da CLT e Enunciado TST nº 101). Porém, quando tais valores excedem 50% do salário devem ser tributadas. Ainda, em qualquer situação, as diárias e ajuda de custo devem circular na folha de pagamento.

Com a entrada em vigor do eSocial, tais questões ficarão evidentes para os entes governamentais, deixando a empresa em total exposição.

 

Encadear férias após a licença maternidade

Nos termos do item 7.4.3.3 da NR 7 a trabalhadora ao retornar da licença gestante deverá ser submetida a exame médico de retorno ao trabalho, no primeiro dia da volta ao trabalho. Por outro lado, as férias deverão ser pagas com dois dias de antecedência ao início do gozo (art. 145 da CLT). Assim, não será mais possível encadear férias logo após a licença gestante, devendo a trabalhadora retornar, realizar exame, receber as férias e, então sair em descanso.

Desnecessário afirmar que no passado tal pratica foi muito comum e, com a entrada do eSocial em vigor, não será mais possível.

 

Não pagamento de exame admissional para estagiários

É prática comum que o estagiário pague pela realização do exame admissional, no entanto, nos termos do art. 14 da Lei 11.788/2008, tal responsabilidade é da parte concedente (empresa) do estágio.

 

Não manter PPP atualizado

Por força da letra “h” do art. 283 do Decreto 3.048/99, a empresa fica sujeita a multa variável de R$ 636,17 a R$ 63.617,35, quando deixar de elaborar e manter atualizado perfil profissiográfico abrangendo as atividades desenvolvidas pelo trabalhador e de fornecer a este, quando da rescisão do contrato de trabalho, cópia autêntica deste documento.

Com a vigência do eSocial, o PPP deixa de existir como documento, passando a ser elaborado pelo próprio, a partir das informações prestadas, em forma digital. No entanto, o eSocial não retroage e, o PPP continua existindo anteriormente, devendo ser emitido em papel e, entregue aos segurados ou guardados na empresa.

 

Concessão de aumento retroativo após a data base

Em alguns casos a negociação do valor do reajuste salarial ultrapassa o período da data base e, em consequência, ao ser finalmente definido o percentual de reajuste, alguns meses se passaram e, as empresas em geral somam os valores das diferenças dos vários meses e incluem integralmente na última folha de pagamento. Diga-se de passagem, que as folhas de pagamento deveriam ser recalculadas, inclusive em razão do cálculo dos impostos e retenções.

Com o eSocial, procedimentos incorretos serão evidenciados para a fiscalização.

 

Atualização de dependentes para IR

Nos termos do art. 90 da INRFB 1500/2014 são considerados dependentes:

I - o cônjuge;

II - o companheiro ou a companheira, desde que haja vida em comum por mais de 5 (cinco) anos, ou por período menor se da união resultou filho;

III - a filha, o filho, a enteada ou o enteado, até 21 (vinte e um) anos, ou de qualquer idade quando incapacitado física ou mentalmente para o trabalho;

IV - o menor pobre, até 21 (vinte e um) anos, que o contribuinte crie e eduque e do qual detenha a guarda judicial;

V - o irmão, o neto ou o bisneto, sem arrimo dos pais, até 21 (vinte e um) anos, desde que o contribuinte detenha a guarda judicial, ou de qualquer idade quando incapacitado física ou mentalmente para o trabalho;

VI - os pais, os avós ou os bisavós, desde que não aufiram rendimentos, tributáveis ou não, superiores ao limite de isenção mensal;

VII - o absolutamente incapaz, do qual o contribuinte seja tutor ou curador.

Para fins de desconto do imposto na fonte, os beneficiários devem informar à fonte pagadora os dependentes a serem utilizados na determinação da base de cálculo, devendo a declaração ser firmada por ambos os cônjuges, no caso de dependentes comuns (§6º do art. 90 da INRFB 1500/2014).

 

Requisição de LTCAT ao contratado

As empresas não somente deixam de elaborar o LTCAT, como também deixam de requisitá-lo às empresas contratadas. O LTCAT demonstra quais são os segurados que estão laborando sob condições de exposição aos agentes nocivos e, em consequência a contratada recolhe o FAE – Financiamento da Aposentadoria Especial – nas alíquotas de 6, 9 ou 12%. Nestas condições, a tomadora não deve esquecer da retenção de 2, 3 ou 4% nos termos do art. 145 da INRFB 971/2009.

Tal retenção é negligenciada pela maioria das empresas, mas com o eSocial, tal esquecimento será apenado com multa.

 

Gestão dos atestados médicos

Uma adequada gestão de atestados médicos inclui o controle dos atestados recebidos de cada trabalhador. Até os primeiros 15 dias de afastamento cabe à empresa o pagamento do salário do segurado. Nos termos dos § 4º e 5º do art. 75 do Decreto 3.048/99, se o segurado, por motivo de doença, afastar-se do trabalho durante quinze dias, retornando à atividade no décimo sexto dia, e se dela voltar a se afastar dentro de sessenta dias desse retorno, em decorrência da mesma doença, fará jus ao auxílio doença a partir da data do novo afastamento. Se o retorno à atividade tiver ocorrido antes de quinze dias do afastamento, o segurado fará jus ao auxílio-doença a partir do dia seguinte ao que completar aquele período.

Assim, a empresa deverá controlar todos os afastamentos com vistas a não remunerar salário quando o segurado faria jus ao auxílio doença.

Esclareça-se que o eSocial não fará este controle para a empresa, mas tão somente, registrará os lançamentos.

 

Não diferenciar regime de caixa e regime de competência

Regime de competência é aquele pelo qual o registro do evento é realizado na data de ocorrência. Em termos de contabilidade, o regime de competência é aquele no qual o registro é feito na data do fato gerador.

Regime de caixa é aquele no qual o registro dos documentos é realizado na data de pagamento ou recebimento, ou seja, no efetivo desembolso ou recebimento.

O evento S-1200 – Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social é lançado com base no regime de competência. O evento S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho deve ser lançado com base no regime de caixa.

 

Não lançar as notas de prestação de serviços

A tomadora dos serviços deve lançar a nota fiscal de prestação de serviços no próprio mês de emissão da nota e, recolher os impostos que foram retidos até o dia 20 do mês subsequente, nos termos dos arts. 129 e 130 da INRFB 971/2009. Estes lançamentos serão controlados pelo EFDReinf.

 

Não conhecer as regras de desoneração

Desoneração é uma redução de impostos para algumas empresas. Antes da desoneração as empresas recolhiam 20% sobre a folha de pagamento (por meio da guia GPS – Guia da Previdência Social) e, com base na Lei 13.670/2018, passaram a recolher:

  • 1% sobre o valor da receita bruta para empresas fabricantes dos produtos com os códigos NCMs nº 02.03, 0206.30.00, 0206.4, 02.07, 02.09, 0210.1, 0210.99.00, 1601.00.00, 1602.3, 1602.4, 03.03 e 03.04;

  • 1,5% sobre o valor da receita bruta para empresas de transporte rodoviário de carga, de comunicação, dentre outras;

  • 2,5% sobre o valor da receita bruta para demais empresas fabricantes dos produtos remanescentes listados na referida lei.

 

Não elaborar escala de férias

A escala de férias é procedimento importantíssimo na gestão das férias dos trabalhadores. As férias deverão ser usufruídas nos 12 meses subsequentes à data em que o empregado tiver adquirido o direito (art. 134 da CLT).  Sempre que as férias forem concedidas após o prazo de 12 meses, o empregador pagará em dobro a respectiva remuneração (art. 137 da CLT). Há ainda a Súmula nº 450 do TST que regula a questão: FÉRIAS. GOZO NA ÉPOCA PRÓPRIA. PAGAMENTO FORA DO PRAZO. DOBRA DEVIDA. ARTS. 137 E 145 DA CLT.  (conversão da Orientação Jurisprudencial nº 386 da SBDI-1) – Res. 194/2014, DEJT divulgado em 21, 22 e 23.05.2014

É devido o pagamento em dobro da remuneração de férias, incluído o terço constitucional, com base no art. 137 da CLT, quando, ainda que gozadas na época própria, o empregador tenha descumprido o prazo previsto no art. 145 do mesmo diploma legal.

Assim, estando o eSocial em vigor, um pequeno deslize ficará nítido no sistema, vulnerabilizando a empresa.

 

Não elaborar os documentos em SST

Grande parte das empresas não elaboram anualmente os documentos obrigatórios em SST. Em razão de uma fiscalização deficiente, com número de fiscais insuficiente, uma empresa passa toda sua existência despercebida, sem ser fiscalizada e, em consequência, não teme a penalização por não elaborar os documentos em SST.

Com a implantação do eSocial, a empresa terá de declarar quais documentos em SST possui. No evento S-1005 – Tabela de Estabelecimentos, Obras ou Unidades de Órgãos Públicos, campo “InfoSST” deverão ser lançados os códigos da tabela 30 relativos aos programas, planos e documentos. Tal campo foi suprimido pela última versão de atualização do eSocial (versão 2.0 da Nota de Documentação Evolutiva 01/2018 - Eventos de SST publicada em 14/09/2018), no entanto, entendemos que tal informação será inserida em outro evento.

 

Finalmente, esta não se trata de uma lista exaustiva, mas apenas exemplificativa das vulnerabilidades existentes nos processos das empresas, os quais deverão ser revistos com a efetiva implementação do eSocial.

Antonio Carlos Vendrame
Engenheiro de Segurança do Trabalho
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